--- title: "Belege digital erfassen in der Apotheke | Mandant3" description: "Belege per E‑Mail, Fax, Scanner oder Upload an einer Stelle: Mandant3 legt jeden Beleg ab und liest Rechnungen aus. 30 Tage kostenlos testen." url: https://www.mandant3.de/funktionen/belegeingang --- # Belegeingang und Belegverwaltung für Apotheken Ihre Belege landen von selbst im Archiv. Ob per E-Mail, per Fax oder vom Scanner: Jeder Beleg kommt an einer Stelle in Mandant3 an. Dort ordnen Sie ihn einmal seiner Rechnung oder seinem Brief zu, und er bleibt mit ihr verbunden. [30 Tage kostenlos testen](https://www.mandant3.de/kontakt?anliegen=test) [Preise ansehen →](https://www.mandant3.de/#preise) Keine automatische Verlängerung: Der Test endet nach 30 Tagen von selbst. ## Vom Eingang zum abgelegten Beleg. 1. 01neu ### Der Beleg kommt an Per E-Mail an Ihr Postfach bei Mandant3, per Fax, vom Scanner oder im Browser hochgeladen. Jeder neue Beleg steht unter „neu“. 3. 02vorbereitet ### Mandant3 liest ihn Aus einer Rechnung liest Mandant3 Absender, Rechnungsnummer, Datum und Beträge. Es hebt den Knopf hervor, der wahrscheinlich passt: neuer Rechnungseingang, eine schon erfasste Rechnung oder ein Brief. 5. 03zugeordnet ### Sie ordnen ihn zu Ein Klick verknüpft den Beleg mit seiner Rechnung oder seinem Brief. Danach zeigt dasselbe Fenster den nächsten neuen Beleg. ## Was Mandant3 mit jedem Beleg macht. - ### Alle Wege an einer Stelle E-Mail, Fax, Scanner und Upload enden in derselben Liste. Sie sehen nicht in mehreren Postfächern nach. - ### Eine Adresse je Apotheke Jede Ihrer Apotheken bekommt bei Mandant3 eine eigene E-Mail-Adresse, für Rechnungen und Geschäftsbriefe, zum Empfangen und Versenden. Was dort ankommt, landet von selbst in Mandant3. - ### Jeder Scanner Einen bestimmten Scanner brauchen Sie nicht: Ihre vorhandenen Geräte nutzen Sie weiter. - ### Ausgelesen statt abgetippt Aus gescannten Rechnungen und PDFs liest Mandant3 Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge. - ### Neuer Lieferant, schon ausgefüllt Kennt Mandant3 den Absender noch nicht, legt es ihn aus dem Briefkopf an: Name, Anschrift, USt-IdNr., Steuernummer, Kundennummer, Telefon und E-Mail. - ### Nichts geht verloren Einen Beleg, der nicht in Ordnung ist, lehnen Sie mit Grund ab. Er bleibt unter „Zurückgestellt“, und Sie holen ihn jederzeit zurück. ## Häufige Fragen. Auf welchen Wegen kommen Belege in Mandant3? Per E-Mail an Ihr Postfach bei Mandant3, per Fax, vom Scanner oder als Datei, die Sie im Browser hochladen, etwa eine Rechnung aus dem Portal eines Lieferanten. Brauche ich einen bestimmten Scanner? Nein. Mandant3 arbeitet mit jedem Scanner, Ihre vorhandenen Geräte nutzen Sie weiter. Bei der Einrichtung sorgen wir dafür, dass Ihre Scans in Mandant3 ankommen. Welche Belege nimmt Mandant3 an? Scans, PDF-Dateien, Faxe und E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD. Eine E-Rechnung liest Mandant3 gleich beim Eingang. Was passiert mit dem Text einer E-Mail? Die Anhänge übernimmt Mandant3 als Belege. Eine weitergeleitete E-Mail ohne Anhang legt es als PDF ab, mit der Original-E-Mail darin. Hat sie Anhänge, schreiben Sie beim Weiterleiten „Archiv“ dazu: Dann bewahrt Mandant3 auch die E-Mail selbst auf, verbunden mit ihren Anhängen. Wo sehe ich, was noch zu tun ist? Unter „neu“ stehen alle Belege, die noch keiner Rechnung und keinem Brief zugeordnet sind. Das ist Ihre Arbeitsliste. Was mache ich mit einem Beleg, der nicht in Ordnung ist? Sie lehnen ihn mit einem Grund ab. Er bleibt unter „Zurückgestellt“ auffindbar, und mit „Zurückholen“ steht er wieder unter „neu“. Kann ich einen falsch zugeordneten Beleg wieder lösen? Ja. „Zuordnung aufheben“ löst ihn von der Rechnung oder vom Brief. Wie finde ich einen Beleg später wieder? Über seine Rechnung: In der Liste der Rechnungen öffnet ein Klick in der Spalte „Dok“ den Beleg. Oder über die thematische Suche, die auch den Text der Belege durchsucht. Ist das Archiv GoBD-konform? Ja. Ihr Archiv ist GoBD-konform, mit geringstem Aufwand für Sie. Wie viele Belege sind im Preis enthalten? Bis zu 100.000 Belege im Jahr je Apotheke bzw. Betrieb. Es gilt unsere Fair-Usage-Policy. Was kostet das? Alle Funktionen außer dem Zusatzmodul Medikationsberatung sind im Preis enthalten: 49 € im Monat für die erste Apotheke bzw. den ersten Betrieb, 35 € für jede weitere, zzgl. USt. Dazu kommt einmalig die Einrichtung für 100 €, für den Test und bei jährlicher Zahlung kostenlos. Kann ich Mandant3 vorher ausprobieren? Ja, 30 Tage kostenlos. Wir richten Mandant3 für Sie ein, und die 30 Tage beginnen, wenn alles eingerichtet ist. Die Anbindung Ihrer Warenwirtschaft gehört nicht zum Test. Eine automatische Verlängerung gibt es nicht: Der Test endet nach 30 Tagen von selbst. ## Mehr zum Thema. - [Aufbewahrungsfristen, GoBD, Scannen und die Wahl des DMS: wie Ihre Apotheke ihre Unterlagen ordnet.](https://www.mandant3.de/ratgeber/dokumentenmanagement-apotheke): ## Testen Sie Mandant3 30 Tage kostenlos. Wir richten alles für Sie ein. Die 30 Tage beginnen, wenn alles eingerichtet ist. [30 Tage kostenlos testen](https://www.mandant3.de/kontakt?anliegen=test) Keine automatische Verlängerung: Der Test endet nach 30 Tagen von selbst. ## Das passt dazu. - [Wie Mandant3 Rechnungen ausliest und den Rechnungseingang vorbereitet.](https://www.mandant3.de/funktionen/rechnungserkennung): Ansehen → - [Briefe, Faxe, E-Mails und Anrufe mit Termin.](https://www.mandant3.de/funktionen/postbuch): Ansehen → - [Den Beleg zu einer Rechnung mit einem Klick öffnen.](https://www.mandant3.de/funktionen/beleg-und-rechnung): Ansehen → - [Post, Rechnungen und Belegtext in einem Suchfeld.](https://www.mandant3.de/funktionen/suche): Ansehen →