--- title: "Postbuch, Briefe und Serienbriefe für Apotheken | Mandant3" description: "Briefe, Faxe, E‑Mails und Anrufe mit Termin im Postbuch, beim Geschäftspartner neben seinen Rechnungen. Briefe und Serienbriefe mit Ihrem Briefkopf." url: https://www.mandant3.de/funktionen/postbuch --- # Postbuch für Apotheken Jeden Brief finden Sie über Geschäftspartner, Betreff und Suchwörter wieder. Im Postbuch tragen Sie Briefe, Faxe, E-Mails und Anrufe ein, setzen Termine und haken ab, was erledigt ist. Ihre Antworten schreiben Sie gleich in Mandant3, mit Ihrem Briefkopf, und schicken sie auf Wunsch per E-Mail über die Adresse Ihrer Apotheke bei Mandant3. Serienbriefe an viele Empfänger schreiben Sie ebenso, mit Feldern und einer Vorschau für jeden Brief. [30 Tage kostenlos testen](https://www.mandant3.de/kontakt?anliegen=test) [Preise ansehen →](https://www.mandant3.de/#preise) Keine automatische Verlängerung: Der Test endet nach 30 Tagen von selbst. Sie schreiben den Brief, und rechts steht er sofort mit Ihrem Briefkopf und Ihrer Unterschrift. Aufgenommen im Testbetrieb, mit erfundenen Daten. ## Vom Brief zur Antwort. 1. 01Posteingang ### Ein Brief kommt an Den Scan legt Mandant3 zu den neuen Belegen und schlägt Absender, Datum und Betreff schon vor. Ein Klick auf „PO neu“ legt den Posteingang an. 3. 02Termin ### Ablegen mit Termin Sie ergänzen bis zu drei Suchwörter und setzen einen Termin. Beim Geschäftspartner steht der Brief neben seinen Rechnungen. 5. 03erledigt ### Antworten und abhaken „Antwort“ öffnet Ihren Brief mit Empfänger und Betreff. Sie schreiben den Text, Mandant3 legt den Brief als PDF ab, und Sie haken die Post als erledigt ab. ## Was das Postbuch für Sie tut. - ### Alle Post an einer Stelle Briefe, Faxe, E-Mails, Anrufe, Pakete und Ware tragen Sie als Posteingang oder Postausgang ein. - ### Alles zum Geschäftspartner „mit Rech“ zeigt die Post eines Geschäftspartners zusammen mit seinen Rechnungseingängen und -ausgängen in einer Liste. - ### Termine Jeder Eintrag kann einen Termin bekommen. Was erledigt ist, haken Sie mit Datum ab. - ### Briefe mit Ihrem Briefkopf Neben dem Formular steht der Brief so, wie er gedruckt wird, mit Logo, Gruß und Ihrer eingescannten Unterschrift. Auf Wunsch geht er per E-Mail hinaus. - ### Eine Adresse für alles Über die E-Mail-Adresse Ihrer Apotheke bei Mandant3 empfangen und versenden Sie Rechnungen und Geschäftsbriefe. Alles bleibt in Mandant3. - ### E-Mails archiviert Eine E-Mail, die Sie an Mandant3 weiterleiten, legt es als PDF ab, mit der Original-E-Mail darin und verbunden mit ihren Anhängen. - ### Die Anrede von selbst Die Anrede setzt Mandant3 aus der Anschrift. Bei einer Antwort druckt es Zeichen und Datum des Briefs, auf den Sie antworten. - ### Einwilligung und Mandat beim Kunden Die unterschriebene Datenschutzeinwilligung eines Patienten und sein SEPA-Mandat scannen Sie ein und legen sie wie jeden Brief bei ihm ab. Im Formular des Kunden steht, seit wann sie vorliegen, und ein Klick öffnet sie. Das Datum des Mandats geht von selbst in jede Lastschrift. ## Neu: Serienbriefe. - Empfänger: die Kunden mit Rechnung in den letzten zwölf Monaten, alle Kunden, Lieferanten oder alle Geschäftspartner. Die Suche filtert nach Name, PLZ oder Ort. - Ihre eigene Liste aus Excel: Die Vorlage laden Sie im Formular herunter, mit Beispielzeilen und auf Wunsch mit allen Kunden. Jede eigene Spalte wird ein Feld, etwa #Termin. - Felder wie in den Mahntexten: #Briefanrede, #Name, #Firma, #KundenNr, #Datum und #FDatum für die Frist in 14 Tagen. „Feld einfügen“ erklärt jedes. - Vorschau wie in Word: Neben dem Formular steht der fertige Brief für jeden Empfänger. Mit < und > blättern Sie durch alle. - Speichern legt nach einer Rückfrage jeden Brief mit Ihrem Briefkopf beim Empfänger ab und öffnet alle zusammen in einer PDF-Datei zum Drucken. ## Häufige Fragen. Was gehört ins Postbuch? Alle Post, die keine Rechnung ist: Briefe, Faxe, E-Mails, Anrufe, Pakete und Ware, eingehend wie ausgehend. Rechnungen gehören in den Rechnungseingang. Muss ich jeden Brief abtippen? Nein. Den Scan ordnen Sie zu, und Absender, Datum und Betreff schlägt Mandant3 vor. Sie ergänzen nur, was Ihnen beim Wiederfinden hilft. Wie erfasse ich einen Anruf? In der Postverwaltung mit „Neuer Postein- oder -ausgang“, als Art „Anruf“, mit Betreff und auf Wunsch einem Termin. Kommen E-Mails ins Postbuch? Leiten Sie eine E-Mail an Mandant3 weiter, legt es sie als PDF ab, mit der Original-E-Mail darin; daraus legen Sie den Posteingang mit „PO neu“ an. Hat die E-Mail Anhänge, schreiben Sie beim Weiterleiten „Archiv“ dazu: Dann bewahrt Mandant3 die E-Mail neben ihren Anhängen auf, und beide sind miteinander verbunden. Muss ich E-Mails aufbewahren? Ja, wenn sie Handels- oder Geschäftsbriefe sind, sechs Jahre (§ 147 Abs. 1 und 3 AO). Dient eine E-Mail nur dazu, eine angehängte Rechnung zu überbringen, müssen Sie nur die Rechnung aufbewahren (GoBD Rz. 121). Kann ich Briefe per E-Mail verschicken? Ja. Im Postausgang tragen Sie die E-Mail-Adresse ein und klicken „E-Mail senden“. Der Brief geht über die Adresse Ihrer Apotheke bei Mandant3, und die Liste zeigt, ob er gesendet, zugestellt oder zurückgekommen ist. Wie schreibe ich einen Brief? In der Postverwaltung mit „Neuer Postausgang mit Dokument“, oder mit „Antwort“ aus einem Posteingang. Sie wählen den Empfänger und schreiben Betreff, Aktenzeichen und Text. Datum und Ansprechpartner sind schon ausgefüllt. Wie sieht der Brief aus? Mit Ihrem Briefkopf und Logo, der Anschrift, Ihrem Gruß und Ihrer eingescannten Unterschrift. Neben dem Formular sehen Sie jede Seite so, wie sie gedruckt wird. Kann ich mein eigenes Briefpapier nehmen? Ja. Mit „eigenes Briefpapier“ druckt Mandant3 keinen Briefkopf, für Papier mit vorgedrucktem Kopf. Kann ich Serienbriefe schreiben? Ja, in der Postverwaltung mit „Neuer Serienbrief“: ein Brief an alle Kunden, an Lieferanten oder an Ihre eigene Liste aus Excel, mit persönlicher Anrede und Feldern wie Kundennummer, Frist oder Termin. Die Vorschau zeigt jeden Brief vorab wie in Word. Wie kommt meine Excel-Liste in den Serienbrief? Laden Sie im Formular die Vorlage herunter, tragen Sie Ihre Empfänger ein und speichern Sie die Datei in Excel als CSV. Jede eigene Spalte, etwa „Termin“, steht dann im Brief als Feld #Termin bereit. Wo bleiben die Serienbriefe? Jeder Brief wird wie jeder andere Brief als Postausgang mit seinem PDF abgelegt, beim Geschäftspartner. Einen Empfänger aus Ihrer Liste, der in Mandant3 kein Geschäftspartner ist, finden Sie über seinen Namen. Gedruckt werden alle zusammen aus einer PDF-Datei. Was passiert, wenn ich einen Brief ändere? Speichern Sie ihn geändert, entsteht ein neues PDF. Das alte bleibt erhalten. Wie verschicke ich den Brief? Sie öffnen das PDF in der Liste, drucken es und verschicken den Brief wie gewohnt. Wo lege ich eine Datenschutzeinwilligung ab? Eingescannt als Posteingang beim Kunden, mit dem Betreff „Datenschutz“, wie jeden Brief. Einen eigenen Arbeitsschritt gibt es dafür nicht. Wo sehe ich, ob ein Patient eingewilligt hat? Im Formular des Kunden unter Kontaktdaten: „Datenschutz – Einwilligung vom …“. Ein kleiner Knopf daneben öffnet die eingescannte Einwilligung. Das Datum können Sie ändern; widerruft der Patient, leeren Sie das Feld. Wo lege ich ein SEPA-Mandat ab? Als Posteingang beim Kunden, mit dem Betreff „SEPA-Mandat“ und dem Tag der Unterschrift. Im Formular des Kunden steht dieses Datum neben der Mandatsreferenz, wo Sie es auch ändern können, und Mandant3 setzt es in jede Lastschrift. Wie finde ich einen Brief wieder? In der Postverwaltung nach Zeitraum, Geschäftspartner, Betreff oder Suchwort. Die thematische Suche durchsucht die Post außerdem zusammen mit Rechnungen und Belegen. Was kostet das? Alle Funktionen außer dem Zusatzmodul Medikationsberatung sind im Preis enthalten: 49 € im Monat für die erste Apotheke bzw. den ersten Betrieb, 35 € für jede weitere, zzgl. USt. Dazu kommt einmalig die Einrichtung für 100 €, für den Test und bei jährlicher Zahlung kostenlos. Kann ich Mandant3 vorher ausprobieren? Ja, 30 Tage kostenlos. Wir richten Mandant3 für Sie ein, und die 30 Tage beginnen, wenn alles eingerichtet ist. Die Anbindung Ihrer Warenwirtschaft gehört nicht zum Test. Eine automatische Verlängerung gibt es nicht: Der Test endet nach 30 Tagen von selbst. ## Mehr zum Thema. - [Aufbewahrungsfristen, GoBD, Scannen und die Wahl des DMS: wie Ihre Apotheke ihre Unterlagen ordnet.](https://www.mandant3.de/ratgeber/dokumentenmanagement-apotheke): - [DATEV Unternehmen online und Mandant3 nebeneinander, nach den Angaben der Anbieter.](https://www.mandant3.de/ratgeber/datev-alternative-apotheke): ## Testen Sie Mandant3 30 Tage kostenlos. Wir richten alles für Sie ein. Die 30 Tage beginnen, wenn alles eingerichtet ist. [30 Tage kostenlos testen](https://www.mandant3.de/kontakt?anliegen=test) Keine automatische Verlängerung: Der Test endet nach 30 Tagen von selbst. ## Das passt dazu. - [Wie Briefe und Rechnungen in Mandant3 ankommen.](https://www.mandant3.de/funktionen/belegeingang): Ansehen → - [Post, Rechnungen und Belegtext in einem Suchfeld.](https://www.mandant3.de/funktionen/suche): Ansehen → - [Lastschriften mit dem Datum des Mandats.](https://www.mandant3.de/funktionen/zahlungen): Ansehen → - [Belegeingang, Rechnungserkennung, Zahlungen und mehr.](https://www.mandant3.de/funktionen): Ansehen →