--- title: "Software für mehrere Apotheken und den Filialverbund | Mandant3" description: "Woran Sie eine Software für Ihren Filialverbund messen: Belege je Apotheke, Rechte, Freigabe, E-Rechnung, DATEV, Zahlungen, Suche und Kosten." url: https://www.mandant3.de/ratgeber/filialverbund-apotheke --- [Ratgeber](https://www.mandant3.de/ratgeber) # Software für mehrere Apotheken und den Filialverbund Stand: 12. November 2026 Wer eine Hauptapotheke und bis zu drei Filialapotheken betreibt, führt mehrere Betriebe mit eigenen Lieferanten, eigenen Kassen und eigenem Team und trägt doch für alle die Verantwortung. Eine Software für den Filialverbund muss deshalb zweierlei leisten: jede Apotheke sauber für sich halten und alle zugleich in eine Hand legen. An den folgenden Punkten können Sie jede Lösung messen. Unter jedem Punkt steht, wie **Mandant3** ihn erfüllt. ## Was einen Filialverbund ausmacht Wer eine Apotheke und bis zu drei Filialapotheken betreiben will, braucht dafür die Erlaubnis der Behörde (§ 1 Abs. 2 ApoG). Alle Apotheken des Verbunds liegen im selben Kreis, in derselben kreisfreien Stadt oder in benachbarten Kreisen (§ 2 Abs. 4 ApoG). Eine von ihnen führen Sie persönlich als Hauptapotheke, für jede Filialapotheke benennen Sie einen oder zwei Apotheker als Verantwortliche (§ 2 Abs. 5 ApoG). Umsatzsteuerlich bleibt der Verbund ein Unternehmen: Es umfasst die gesamte Tätigkeit des Inhabers (§ 2 Abs. 1 UStG). Für die Buchhaltung heißt das: ein Unternehmen, aber mehrere Apotheken, deren Zahlen Sie einzeln im Blick behalten wollen. ## 1\. Jede Apotheke für sich, alle in einer Anwendung Jede Apotheke hat ihre eigenen Lieferanten, Rechnungen, Kassen und Konten. Die Software sollte sie getrennt führen, damit sich nichts vermischt, und Ihnen trotzdem alle Apotheken in einer Anwendung zeigen, ohne ein eigenes Programm oder einen eigenen Zugang für jede. **Mandant3** ist mehrmandantenfähig: Sie führen jede Apotheke beziehungsweise jede Firma als eigenen [Mandanten](https://www.mandant3.de/funktionen#filialverbund). Mit dem Zugang Ihrer Gruppe wählen Sie die Apotheke, in der Sie arbeiten, und wechseln zwischen Ihren Apotheken, ohne sich neu anzumelden. ## 2\. Jeder Beleg landet in der richtigen Apotheke Im Verbund kommen Rechnungen für mehrere Apotheken an, oft von denselben Lieferanten. Wichtig ist, dass jeder Beleg ohne Umweg dort landet, wo er hingehört, und dass ein falsch abgelegter Beleg nicht verloren geht. **In Mandant3** kommen [Belege per E-Mail, Scanner oder Fax](https://www.mandant3.de/funktionen#belegeingang), und jede Apotheke hat ihre eigene E-Mail-Adresse dafür. Ein Beleg, der doch in der falschen Apotheke gelandet ist, findet die Suche über alle Mandanten wieder. ## 3\. Eigene Zugänge und Rechte Im Verbund arbeiten mehr Menschen an den Belegen: Filialleiter, das Büro, das Steuerbüro. Jeder sollte einen eigenen Zugang haben und nur sehen, was er für seine Aufgabe braucht. **In Mandant3** bekommt jeder Benutzer einen eigenen Zugang. [Rechte](https://www.mandant3.de/funktionen#benutzer) gibt es einzeln für Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Buchen, Kasse und Verwaltung, und wir richten sie für Sie ein. Die Anzahl der Benutzerkonten ist unbegrenzt; es gilt unsere [Fair-Usage-Policy](https://www.mandant3.de/fair-usage-policy). ## 4\. Prüfen und freigeben, bevor bezahlt wird Wer für mehrere Apotheken bezahlt, braucht einen klaren Weg: Wer prüft eine Rechnung, wer gibt sie frei, und was geschieht mit einer, die nicht stimmt. Wie Sie eine Rechnung prüfen, steht im Ratgeber [Rechnungsprüfung in der Apotheke](https://www.mandant3.de/ratgeber/rechnungspruefung-apotheke). **In Mandant3** sehen Sie jede E-Rechnung durch und entscheiden: bestätigen, mit Begründung ablehnen oder zur Prüfung weitergeben. Bei gescannten Rechnungen schlägt **Mandant3** die Angaben vor und markiert sie grün; Skonto und Zahlungsziel kommen aus den Stammdaten des Lieferanten. ## 5\. E-Rechnungen empfangen und ausstellen Seit 2025 muss jede Apotheke E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 oder 2028 muss sie Rechnungen an andere Unternehmen selbst als E-Rechnung ausstellen. Die Fristen im Einzelnen stehen im Ratgeber [E-Rechnung in der Apotheke](https://www.mandant3.de/ratgeber/e-rechnung-apotheke). **In Mandant3** werden eingehende [E-Rechnungen validiert](https://www.mandant3.de/funktionen#e-rechnungen), und **Mandant3** warnt bei Auffälligkeiten; kommt eine Rechnung doppelt, fragt es nach. Ihre eigenen Rechnungen erstellt **Mandant3** als XRechnung oder ZUGFeRD. ## 6\. Rechnungen innerhalb des Verbunds Was eine Apotheke des Verbunds an eine andere abgibt, bleibt innerhalb desselben Unternehmens (§ 2 Abs. 1 UStG). In einer umsatzsteuerlichen Organschaft gelten die verbundenen Unternehmensteile ebenfalls als ein Unternehmen (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG). Die Software sollte solche Rechnungen schreiben können, ohne dass Sie dafür die Apotheke wechseln. **In Mandant3** schreiben Sie Rechnungen innerhalb Ihres Filialverbunds oder Ihrer Organschaft, ohne den Mandanten zu wechseln, so als buchten Sie in einer Firma. ## 7\. Das Steuerbüro und DATEV Meist bucht ein Steuerbüro für den ganzen Verbund, oft mit DATEV. Es braucht die Daten jeder Apotheke, ohne dass Sie Ordner schicken. **In Mandant3** hat [Ihr Steuerbüro](https://www.mandant3.de/funktionen#steuerberater) einen eigenen Zugang und damit Zugriff auf die Daten Ihrer Apotheken. Den DATEV-Export stößt es selbst an, und Ihre BWA mit Apothekenkennzahlen stellt es in **Mandant3** bereit. ## 8\. Zahlungen für alle Apotheken Mehrere Apotheken bedeuten mehrere Konten und viele Überweisungen. Die Software sollte fällige Rechnungen zur Zahlung zusammenstellen und die Überweisungen so vorbereiten, dass niemand sie abtippt. **In Mandant3** stellen Sie fällige Rechnungen zur Überweisung zusammen; mehrere Rechnungen eines Lieferanten fasst **Mandant3** zu einer Überweisung zusammen. [Überweisungen und Lastschriften](https://www.mandant3.de/funktionen#zahlungen) können direkt in Ihr Bankingsystem übernommen werden. ## 9\. Eine Suche über alle Apotheken Fragt ein Lieferant nach einer Zahlung, ist oft nicht klar, welche Apotheke die Rechnung bekommen hat. Dann hilft nur eine Suche, die alle Apotheken zugleich durchsucht. Die [Suche](https://www.mandant3.de/funktionen#suche) in **Mandant3** durchsucht Post, Rechnungen, Buchungen, Geschäftspartner und den Text aller Belege, wahlweise in einem, mehreren oder allen Ihren Mandanten. Die Treffer erscheinen binnen einer halben Sekunde. ## 10\. GoBD und Aufbewahrung Für jede Apotheke gelten dieselben Pflichten: Belege vollständig und unverändert aufbewahren, Buchungsbelege 8 Jahre lang. Was die GoBD verlangen, steht im Ratgeber [Dokumentenmanagement in der Apotheke](https://www.mandant3.de/ratgeber/dokumentenmanagement-apotheke#gobd). **In Mandant3** sind Ihr Archiv und Ihre vorbereitende Buchhaltung GoBD-konform, mit geringstem Aufwand für Sie. ## 11\. Kosten für den ganzen Verbund Rechnen Sie den Preis für alle Apotheken zusammen, nicht nur für eine, und fragen Sie nach den Kosten der Einrichtung. **Mandant3** kostet 30 € im Monat für die erste Apotheke und 20 € für jede weitere; eine Hauptapotheke mit drei Filialen kostet also 90 € im Monat. Für Unternehmensgruppen bieten wir Vergünstigungen an. Es gibt keine versteckten Einrichtungskosten, wir richten alles für Sie ein, und Sie testen **Mandant3** 3 Monate kostenlos. ## Häufige Fragen ### Wie viele Filialen darf eine Apotheke haben? Zu einer Hauptapotheke dürfen bis zu drei Filialapotheken gehören (§ 1 Abs. 2 ApoG). Sie liegen im selben Kreis, in derselben kreisfreien Stadt oder in benachbarten Kreisen (§ 2 Abs. 4 ApoG). ### Brauche ich für jede Filiale einen eigenen Zugang zur Software? In **Mandant3** nicht. Jede Apotheke ist ein eigener Mandant, und mit dem Zugang Ihrer Gruppe arbeiten Sie in allen. ### Was kostet Mandant3 für eine Hauptapotheke mit drei Filialen? 90 € im Monat: 30 € für die erste Apotheke und je 20 € für jede weitere. ### Findet die Suche Belege in allen Apotheken? Ja. Sie suchen wahlweise in einer, in mehreren oder in allen Apotheken, auch im Text der gescannten Belege. ## Quellen - [§ 1 ApoG, Filialapotheken](https://www.gesetze-im-internet.de/apog/__1.html) - [§ 2 ApoG, Betrieb mehrerer Apotheken](https://www.gesetze-im-internet.de/apog/__2.html) - [§ 2 UStG, Unternehmer und Organschaft](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__2.html) Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Mandant3 nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Dokumentenmanagement und vorbereitende Buchhaltung für Apotheken in einer Anwendung, GoBD-konform. [3 Monate kostenlos testen](https://www.mandant3.de/#testen) [Alle Funktionen](https://www.mandant3.de/funktionen)