299 € zzgl. USt.Ihre Warenwirtschaft angebunden, bei Auftrag bis 15.01.2027.

E‑Rechnung-Software für Apotheken

E‑Rechnungen, so einfach wie Papierrechnungen.

Ihre Lieferanten schicken E‑Rechnungen an Ihr eigenes Postfach bei Mandant3. Mandant3 prüft jede beim Eingang, trägt die Angaben in den Rechnungseingang ein und zeigt Ihnen die Rechnung lesbar auf einer Seite.

30 Tage kostenlos testenPreise ansehen →

Keine automatische Verlängerung: Der Test endet nach 30 Tagen von selbst.

Erst die Rechnung, wie der Lieferant sie geschickt hat, dann die Kompakt-Ansicht: die E‑Rechnung lesbar auf einer Seite, daneben die Maske. Zeigen Sie auf einen Wert, leuchtet sein Feld auf.

Vom Eingang zur festgeschriebenen Rechnung.

  1. 01Geprüft

    E‑Rechnung kommt an

    Ihr Lieferant schickt sie an Ihr Postfach bei Mandant3. Mandant3 prüft sie beim Eingang gegen den Standard; eine fehlerhafte stellt es mit einem verständlichen Grund zurück, sie wird kein offener Posten.

  2. 02Änderbar

    Prüfen und freigeben

    Die Angaben stehen schon im Rechnungseingang, daneben die Rechnung selbst. Sie bestätigen, lehnen mit Begründung ab oder geben sie zur Prüfung weiter. Bis zur Übergabe an Ihr Steuerbüro können Sie jede Angabe ändern.

  3. 03Festgeschrieben

    An Ihr Steuerbüro übergeben

    Mit dem Export ist die Rechnung festgeschrieben: Sie können sie nicht mehr ändern, ebenso nicht, wenn Ihr Steuerbüro sie schon kontrolliert hat. Ist sie doch falsch, korrigiert Ihr Steuerbüro sie.

E‑Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD.

E‑Rechnung
Eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931, das ein Programm lesen kann.
XRechnung
Eine reine Datendatei ohne Bild der Rechnung. Lesbar wird sie erst mit einem Programm.
ZUGFeRD
Ein PDF, in dem die Daten zusätzlich stecken, ab Version 2.0.1. Weichen Bild und Daten ab, gelten die Daten.

Ein gewöhnliches PDF, ein Scan oder eine Rechnung auf Papier ist keine E‑Rechnung. Was genau gilt, steht im Ratgeber E‑Rechnung in der Apotheke.

Was Mandant3 mit jeder E‑Rechnung macht.

  • Ein eigenes Postfach

    Jede Ihrer Apotheken bekommt ein eigenes E‑Mail-Postfach für Rechnungen. Was dort ankommt, ob XRechnung, ZUGFeRD oder gewöhnliches PDF, landet von selbst in Mandant3.

  • Prüfung gegen den Standard

    Mandant3 prüft jede E‑Rechnung beim Eingang auf die Einhaltung des Standards und sagt verständlich, was nicht stimmt.

  • Korrektur auf Knopfdruck

    Eine fehlerhafte E‑Rechnung stellt Mandant3 zurück. Auf Knopfdruck fordern Sie beim Lieferanten eine korrigierte an; beide bewahrt Mandant3 auf, mit Grund und Entscheidung.

  • Lesbar auf einer Seite

    Die Kompakt-Ansicht zeigt eine XRechnung als lesbare Rechnung neben der Maske. Zeigen Sie auf einen Wert, leuchtet sein Feld auf.

  • Bankverbindung im Blick

    Steht eine andere Bankverbindung auf der Rechnung als bisher, ist sie rot markiert, und Mandant3 rät, vor dem Zahlen beim Lieferanten nachzufragen. Kommt eine Rechnung doppelt, fragt Mandant3 nach.

  • Selbst E‑Rechnungen ausstellen

    Rechnungen an Heime, Praxen und andere Betriebe erstellt Mandant3 als ZUGFeRD oder als XRechnung und schickt sie auf Wunsch per E‑Mail.

Die Bearbeitung wird automatisch protokolliert.

  • Sie sehen jede Rechnung durch und entscheiden: bestätigen, mit Begründung ablehnen oder zur Prüfung weitergeben.
  • Weichen Anschrift, USt‑IdNr. oder Zahlungsbedingungen von Ihren Daten ab, zeigt Mandant3 den Unterschied, und Sie entscheiden, ob er übernommen wird.
  • Wer die Ware angenommen hat, bestätigt das mit einem Klick in der E‑Rechnung.
  • Wer wann was entschieden hat, ist festgehalten.

Fristen.

  1. Seit 2025

    Jede Apotheke muss E‑Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können.

  2. Ab 2027

    Rechnungen an Unternehmen grundsätzlich als E‑Rechnung, wenn der Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag.

  3. Ab 2028

    Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle Unternehmen.

E‑Rechnungen sind im Preis enthalten.

49 € im Monat zzgl. USt

für 1 Apotheke bzw. Betrieb

35 € im Monat zzgl. USt

für jede weitere Apotheke bzw. Betrieb

Alle Funktionen außer dem Zusatzmodul Medikationsberatung sind enthalten, auch Empfang, Prüfung und Ausstellen von E‑Rechnungen. Alle Preise und Bedingungen

Häufige Fragen.

Reicht ein E‑Mail-Postfach für den Empfang?

Ja. Laut Bundesfinanzministerium genügt für den Empfang von E‑Rechnungen ein E‑Mail-Postfach. Mandant3 gibt jeder Ihrer Apotheken ein eigenes.

Ist ein PDF per E‑Mail eine E‑Rechnung?

Nein. Ein PDF ohne strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung. Ein ZUGFeRD-PDF ab Version 2.0.1 mit einem passenden Profil ist dagegen eine E‑Rechnung. Mandant3 nimmt beides an.

Was passiert mit einer fehlerhaften E‑Rechnung?

Mandant3 stellt sie mit einem verständlichen Grund zurück; sie wird kein offener Posten. Auf Knopfdruck fordern Sie beim Lieferanten eine korrigierte an, und beide bleiben aufbewahrt.

Kann ich eine Rechnung nach der Übergabe an mein Steuerbüro noch ändern?

Nein. Mit dem Export ist sie festgeschrieben, ebenso, wenn Ihr Steuerbüro sie schon kontrolliert hat. Ist sie doch falsch, korrigiert Ihr Steuerbüro sie.

Wie erkenne ich, ob eine E‑Rechnung gültig ist?

Mit dem Auge kaum: Ob eine E‑Rechnung dem Standard entspricht, prüft ein Programm anhand der Regeln der Norm EN 16931. In Mandant3 geschieht das bei jeder E‑Rechnung von selbst, sobald sie ankommt.

Muss ich Patientinnen und Patienten E‑Rechnungen ausstellen?

Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland, in der Apotheke also etwa an Heime oder Praxen.

In welchen Formaten stellt Mandant3 E‑Rechnungen aus?

Als ZUGFeRD, ein PDF, das jeder Kunde lesen kann, oder als XRechnung, etwa für öffentliche Auftraggeber mit ihrer Leitweg‑ID.

Was kostet das?

E‑Rechnungen sind im Preis enthalten: 49 € im Monat für die erste Apotheke, 35 € für jede weitere, zzgl. USt.

Mehr zum Thema.

Testen Sie Mandant3 30 Tage kostenlos.

Wir richten alles für Sie ein. Die 30 Tage beginnen, wenn alles eingerichtet ist.

30 Tage kostenlos testen

Keine automatische Verlängerung: Der Test endet nach 30 Tagen von selbst.

Das passt dazu.